Organizador: Sobre Eventos y Convenciones.
- Conyejo
- 4 mar 2019
- 12 Min. de lectura
Esta actualización volvió a tomarme mucho tiempo, entre muchas cosas y proyectos aún estoy recuperandome de mi condición, tengo paciencia.
En esta ocasión tomaremos el tema de los eventos y convenciones desde la mirada de quien organiza, esa persona que trabaja meses antes de la fecha para que todo salga bien, quien pide los permisos, busca como financiarlo y de paso ojalá también obtenga una ganancia que le permita vivir el tiempo que ocupó para organizar todo.
Detrás de las convenciones: Desde la organización.
Ya habíamos dejado en claro que estas instancias, eventos y/o convenciones, son un lugar de trabajo, de conexión, de reunión y por sobre todo un lugar de esparcimiento. Pero todo esto va con un precio. El lugar utilizado no es gratuito (entendiéndose porque siempre va asociado a un tipo de paga o intercambio), el mobiliario no aparece de la nada, las luces, música, shows, invitados, todo implica tiempo y gasto monetario que se tiene que invertir esperando el mejor resultado. Quienes hacen eso son los organizadores o productores.
¿Cómo es que nace una idea?
A veces se parte con la temática a trabajar, lo que ayuda a acotar actividades e invitados, pero muchas veces se parte por cubrir una necesidad que ven en la comunidad. En Santiago de Chile la cantidad de actividades que hay al mes responde a la necesidad de la gente de encontrar espacios que le permitan disfrutar de sus gustos o encontrar los productos que buscan, sea específicamente de un tipo de público o más amplio. En regiones las actividades también suelen responder a la falta de espacios, pero la cantidad de oferta es mucho menor a la demanda por los costos asociados y la poca capacidad del público de adquirir los bienes.
Esto significa: en regiones quieren más actividades pero la cantidad de gente dispuesta a invertir en ellas es mucho menor a la cantidad que hay en Santiago que si hacen sustentable la actividad de los productores, lo que hace que barajar una actividad en Puerto Montt sea más difícil que en Providencia.
Las ideas y los pasos de desarrollo de una actividad exitosa son variados, los focos son diferentes dependiendo del productor a quien le preguntes. Hablé con una gran amiga, Sofía Galasso, productora de Cohete Lunar, una marca popular de ferias dedicadas al diseño e ilustración en Santiago de Chile, lo que me permite compartir unas ideas sobre este tema:
“Antes, los eventos eran solo entre amigos y conocidos. Al empezar, quisimos integrar a gente que no estuviera muy metida en el círculo conocido de ilustradores, pero que tuviese un buen trabajo, uno en el que creyéramos y quisiéramos mostrar por su calidad. Más que nada, los pasos fueron ensayo y error. Nos hemos movidos por distintos lugares, con distintos colaboradores, aprendiendo de cada evento y entendiendo cuáles son las cosas que funcionan de mejor manera. Analizar y estudiar el mercado y ver las necesidades tanto de posibles expositores como de asistentes. ¿Qué tipos de espacios son mejores? ¿Qué recorrido permite una mejor circulación? ¿Qué tipo de actividades se pueden anexar al evento?”
Sobre esto también requería un enfoque más técnico, para ello hable con una seca, otra amiga que tiene actividades todo el año y no se concentra solo en la región Metropolitana, si no que se esfuerza en llevar sus actividades a la V región, Daniela Carvajal es la directora de Amuse y crean marcas como Feria Medieval y de Fantasía y es con quien trabajo Fenix, Festival Nacional de Ilustración desde el año 2018. Ella nos agrega:
“Existen muchas cosas que tener en cuenta para el evento, primero ver de qué es el evento y qué es lo que necesita. Ver el lugar que sea pertinente a lo que se quiere hacer, si es una feria, un seminario, una exposición, etc. Junto con eso, ver las medidas de seguridad y los trámites que implica, permisos de utilización de espacio público, permisos de seguridad privada, directivas de seguridad, permisos de gobernación e intendencia, carabineros, bomberos. Todo eso dependiendo de los riegos de seguridad del evento.
Una vez que esto está en la carta gantt, se revisa el presupuesto. Qué es lo que quiero hacer, cuál es el ideal y cuáles son las maneras que tengo para generar los ingresos para que eso suceda. Ya sea por la venta de espacios, entradas, espacios publicitarios, auspicios o patrocinios, estas son las formas en las que uno puede generar ingresos para un evento. Todas estas están sujetas a condiciones de impuestos y de quiénes aportan los ingresos, como auspiciadores o patrocinadores.
También hay que hacer un cálculo lo más ajustado posible sobre las tareas que se requieren para el evento y quiénes serán los recursos humanos para llevarlas a cabo. No soy partidaria de los voluntariados, prefiero que sea un trabajo remunerado, aunque sea escueta, o un canje, pero no soy muy amiga de los voluntariados para contar con recursos humanos.
Ya sabemos lo que queremos hacer, qué es lo que queremos mostrar y ahora hay que hilar filo respecto a quién vamos a invitar, qué actividades vamos a hacer, como serán las presentaciones y la decoración.”
Hay mucho que tener en cuenta antes siquiera de empezar a publicitar el evento y que más gente se entere de lo que estas organizando, pero una vez sorteado la mayor cantidad de trámites posible, comienza la operación difusión.
Esto requiere que tengas todo lo demás resuelto, porque vivimos en un mundo que consume elementos gráficos y con tu publicidad se van a hacer una idea de que encontrarán en tu evento. Puedes publicitarlo de diferentes formas y la más popular actualmente es ONLINE.
¿Cuántas personas no tienen Facebook? Muy pocas y a menos que tu público objetivo sea específicamente gente mayor, es bastante probable que todo tu público esté muy conectado con las redes.
Sobre este tema Sofía nos confiesa:
“La publicidad debe ser un reflejo de nuestros valores como productora y evento, por lo cual no se trata de publicitar todo, sino confiar en que el flujo de las personas ayudará a que la información llegue de manera correcta y concisa. A aquellas partes que deseamos destacar podemos darles más atención y publicidad para que un mensaje en particular resuene en el público y genere una huella. Hay que buscar destacar lo importante y no saturar.
La estrategia depende mucho del público al cual se quiere llegar, ya que debes estudiar y analizar en qué plataformas se desenvuelve más. Hoy en día, lo básico para eventos de nuestra índole es pagar publicidad en Facebook o Instagram, pero sabiendo escoger al público al que va dirigido.
Otro punto importante es la difusión a través de los expositores. Apuntar a tener un 50% que ya tengan su público y otro 50% nuevo de artistas los cuales el público esté interesado en ver. Aparte de eso, tener actividades anexas que le pueda interesar a gente que no iría solamente por los expositores, como bandas de música, talleres, entre otros.”
Ya con tu información corriendo debes nutrir tu espacio con expositores acorde a tu temática, por lo que preparas bases que estén relacionadas igual al tipo de expositor que estas esperando.
Así como comentó Daniela, depende de tu organización inicial si el precio de tus espacios paga tu actividad, por lo que de eso dependerá mucho el precio que pondrás para cada tipo de puesto ofrecido.
Siempre hay que tener en cuenta que los espacios cuestan inversión inicial: la mesa debe ser puesta por alguien, prestada por último, las sillas igual, cualquier biombo de exposición elevará el precio del lugar, incluso los toldos salvadores en días de calor tienen costos asociados, ya sea por quién los puso ahí o por el arriendo diario. Todos estos costos son los que tienen que cubrirse también con el precio del puesto.
Así como era necesario un tercer punto de vista, entre mis contactos busqué a alguien un poco más difícil de contactar, se encuentra en Europa trabajando pero tiene un gran recorrido en eventos, su marca la recuerdan con cariño en el sur de Chile y aún esperan su regreso. Mi amiga Catalina Silva es productora del apreciado y extrañado evento Minami Convention en Temuco y tiene mucho que decir al respecto de los eventos en el país.
“Hay organizaciones que piensan que los primeros puestos al entrar son los que más deberían pagar pues es el primer impacto del público al entrar. Nosotros considerábamos posicionamiento dentro del evento más tamaño del stand.
Siempre los valores más altos eran para aquellos stands que rodeaban el escenario y que en nuestro caso, estaban ubicados también en la entrada del evento.
Luego los tamaños de los stands por pasillo hasta patio de comidas eran todos iguales, sin embargo, para dar cabida a los stands más "pyme" (porque estamos de acuerdo, un 80% de los stands son pymes, pero siempre hay algunos más nuevos que pueden pagar poquito) hacíamos stands más pequeños o permitíamos el formato de arriendos de 2 negocios en un solo stand.
Nota: Lamentablemente en nuestro caso hubo más de una ocasión en donde la pillería de algunos (y por inocencia de nosotros, por confiar) quienes arrendaban stands al precio que correspondía terminaban sub-arrendándolos mucho más caro. Con el tiempo tomamos medidas para que esto no se repitiera.“
Se sabe como regla general que dependiendo del tipo de puesto hay un cobro mayor asociado si son tiendas u organizaciones que le sacarán mayor provecho al tipo de evento por lo que se les cobra como tal. En ese sentido a las marcas se les cobra por espacio mucho más que a las tiendas, pero a las tiendas se les cobra más que a los ilustradores.
Se organizan en paralelo actividades extra que se realizaran en la misma fecha o si se traerán invitados para apoyar la parrilla. Esto se puede ver incluso antes de lanzar la información inicial si se piensa en una actividad de gran tamaño que requiera que llame la atención desde el inicio
Así como no puede faltar, debemos hablar de lo que nos compete, los ilustradores. Yo siendo ilustradora tengo una dificultad muy grande al momento de organizar un evento, veo fallas y me complico mucho intentando arreglarlas siempre velando por la experiencia de los ilustradores en la feria. Esto también puede ser llevado como un beneficio, ya que el tener un punto de vista tan cercano hace que pueda identificar muchas cosas antes de que el error sea percibido por los mismos expositores y me hace más cercana a ellos.
Todo organizador sabe que tener el área de artistas requiere elementos particulares, ya que son una mezcla extraña entre expositores y vendedores, más cercanos a los artesanos que a las tiendas pero con necesidades mucho más particulares que cualquier manofacturador.
Sobre esto se requiere conocer a tu gente, requiere ganar confianza y al mismo tiempo ambientar el lugar para lograr que la experiencia sea buena. A este punto Sofía destaca:
“Un punto importante es ganar su confianza, lo cual te ayuda a seguir creciendo. Mostrar un evento que se hace con cariño y cuidado, tener buenas referencias para que a futuro sea más fácil hacer alianzas y tener invitados que, aunque no te conozcan, tengan una idea de la calidad del evento.”
Por su parte Catalina se enfoca:
“En caso de los ilustradores, la primera vez que invitamos no nos tomaron mucho en cuenta, pero se entiende, teníamos 3 versiones recién, luego ya con invitados como Hello Coni, Genzo, Pyromaniac, Jumpix, Carlos Valenzuela, etc., nos empezaron a tomar mucho más en cuenta como un referente que daba acogida a quienes ilustraban.
Ahora, te hablo como organizadora e ilustradora, alguien que conoce el "como" le gustaría estar ubicado a un ilustrador adentro del evento.
La peregrinación (o "buscando dónde ubicar bien a los ilustradores") fue todo una epopeya. Comenzamos en el auditorio, compartiendo espacio con el área gamer, pero para mantener proyecciones, pantallas y ambiente gamer la iluminación era muy oscura, además de no ser silencioso, así que tomamos la crítica en cuenta y los cambiamos al pasillo junto con los otros stands de merchandising. Pero la distribución tampoco les gustó así que tomamos esa crítica en cuenta y finalmente después de mucho peregrinaje (y darnos cuenta que nunca se puede dejar a todos contentos) se decidió darles un espacio exclusivo, manteniendo dentro de lo posible un valor acorde a lo que un ilustrador en regiones podía pagar.”
Sobre las regiones.
Como habíamos comentado antes, no es igual trabajar en Santiago o en región, por ello una de las preguntas expuestas fue la de la diferencia de trabajar en región con un evento.
Sobre esto, Daniela expone más que lo evidente:
“El primer gran diferenciador es la densidad poblacional, la mitad de Chile vive en Santiago por lo que el mínimo de publicidad o el mínimo de asistencia que puedes esperar siempre será mayor que en regiones. Lo segundo, yo he organizado eventos en la V región y en Santiago y efectivamente para eventos masivos la normativa legal es diferente sobre la cantidad de asistentes, la cantidad de guardias por persona, necesidades de asistencia médica, etc.
Sobre los gustos: Hay más públicos diversos en Santiago que en V región. Existen muchos contenidos que en Santiago están muy arraigados entre el público, mientras que en la V región son de nicho y hay que comenzar a presentarlos de a poco.”
Estas diferencias implican costos asociados que son diferentes pero pueden sortearse, Catalina nos confía información muy interesante sobre su marca:
“Un evento como Minami hablando de sus última versiones, cuando ya estás más consolidado y la gente que va con stands sabe que les conviene, se produce un fenómeno de fidelización y apoyo mutuo. Al ser Minami organizado en una universidad que nos facilitaba el "lugar" ese auspicio era sumamente importante, el espacio. Ya teniendo el espacio y fechas del evento, este puede fluir. Nosotros no éramos una productora, sólo un grupo de amigos que empezó haciendo esto gratis mientras estudiábamos y luego, igual era relativamente hablando "por amor al arte" , porque organizar la siguiente versión siempre se hacía con 7 a 10 meses de anticipación y de verdad la cantidad de tiempo invertido no tenía nada que ver con lo que recibíamos finalmente. Espero que se haya notado eso en el evento, siempre fue más por cariño que por interés.
Intentamos pagarle siempre a la gente que nos ayudaba, nunca pedimos "voluntarios" o "sé parte de Minami como voluntario", desde que cobramos entrada siempre les pagamos jornada a los ayudantes tanto diarios como encargados de gestiones. Me impresiona que en eventos grandes pidan voluntarios, eso no se hace, o al menos nosotros pensamos que no corresponde. Sin embargo, aunque nos hubiera gustado pagarles a todos, sí pedíamos fotógrafos voluntarios, por ejemplo, dando entradas de cortesía y acceso especial a áreas y actividades del evento.
Siempre agradecimos igual la buena voluntad y apoyo de los medios de prensa que cubrían el evento y que claro, significaban algo que otros ven como "pérdida" que era darles entradas a su staff, pero que asistan medios con hartos seguidores, es obvio que mueve gente y hace que el evento sea más conocido, entonces es mucha más ganancia para nosotros su apoyo. Pagamos pasajes por ejemplo en algunos casos dentro de lo que pudimos.”
Porque la organización de eventos a veces parece ser vista como algo seguro, pero el esfuerzo que se pone detrás de cada actividad conlleva meses de trabajo. Lo sé, tenemos casos caóticos de eventos grandes, productoras y organizadores que prometieron todo y al final desaparecieron o entregaron una experiencia indigna para la expectativa que crearon, pero tenemos también por otro lado grandes organizadores y productores que se esfuerzan en crear espacios pero no logran cubrir todas las necesidades, aunque la gente se lleve una gran experiencia.
Es por eso que uno se obliga a preguntarse:
¿Qué hace que un evento sea un buen evento?
Mis preciadas entrevistadas responden.
Sofía:
“Entender ambas partes participantes del evento por igual. Comprender las necesidades tanto de los expositores como entender las preferencias de los visitantes. Velar por su comodidad. Trabajar con respeto. De esta manera, hemos logrado crecer y expandirnos en el medio. Por ejemplo, trabajamos mucho lo que es el recorrido del evento y el posicionamiento de los stands.
Es complejo en algunas ocasiones lograr un equilibrio, por los factores ajenos a la organización o de los planes considerados, pero es necesario ser flexibles, saber que los accidentes ocurren y se debe tener planes para la mayor cantidad de escenarios posibles.
Finalmente, el recibir las opiniones directamente de las personas (ya sean de parte de nuestros expositores, público o colaboradores) nos ayuda a entender nuestros puntos fuertes y aquellos que merecen ser reforzados para continuar dando un servicio que refleje nuestros compromisos. Aunque las críticas puedan ser duras, deben tomarse con respeto y entender por qué para esas personas es importante destacar eso.”
Daniela:
“Cuidar la experiencia de los asistentes. Desde el primer momento en que ellos se topan con la publicidad hasta que viven el evento, debe ser positivo. Que encuentren lo que buscaban, que se identifiquen con lo que encontraron y que finalmente lo disfruten.
Hay un extra, también hay que cuidar al cliente interno, es decir, que los expositores, proveedores técnicos e incluso para el staff, el evento sea una buena experiencia.”
Y, entre una grata conversación y una promesa de un café una vez vuelva, Catalina debate sobre lo que sucede de la perspectiva de quienes asisten actualmente a eventos y la oferta que hay en Chile los últimos años. La cantidad de veces que al público no se le entrega lo prometido y de a poco algunos se conforman con menos.
Personalmente que un evento sea bueno va más allá del ámbito monetario, a pesar de que la mayoría de las críticas o halagos parten desde el conteo final de cada caja, ya que es una experiencia más que solo una inversión. Si el evento económicamente es fantástico pero estuve al sol todo el día, me trataron pésimo desde el staff y el público era desconsiderado, las ganas de asistir nuevamente desaparecen ya que mi trabajo y tiempo invertido, aunque es bien remunerado, no vale la angustia pasada.
Es por eso que valoro el trabajo de producciones en las que se quien está a cargo, en las que puedo interactuar con el público, en las que me prometen y cumplen. Los detalles, la atención y ver que el esfuerzo hace que con el tiempo las cosas mejoren, me permiten generar confianza con el esfuerzo realizado.
Eventos van a seguir apareciendo, productores mal intencionados igual, estafadores muchos más, por eso es bueno averiguar quién está trabajando detrás de la feria a la que quieres asistir.
Muchas gracias por seguir leyendo, hay mucha información que compartir especialmente cuando se trata de cosas tan complejas, las entrevistadas son muy secas en lo que hacen, llevan tiempo en sus áreas y el público sabe de sus marcas particulares.
Les agradezco a ellas el permitirme compartir esta información de forma pública y espero que a alguien le sea de utilidad. Mientras más informados estemos, más fácil será hacer frente a las malas prácticas.
Nos vemos en la siguiente y última actualización de este tema.
¡Que tengan una gran semana!
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